SmartMailbox – Ihr digitaler Briefkasten
Erhalten Sie Ihre Post einfach elektronisch, anstatt sie manuell zu verteilen.
Mit der SmartMailbox erhalten Sie all Ihre Briefpost im digitalen Briefkasten als ePost. Folglich kann die Post blitzschnell dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Abteilung zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen Sie oder Ihre Mitarbeitenden alle eingehenden Schreiben selbst aufwendig verteilen müssen. Sie gewinnen also Zeit und Effizienz – vor allem in Zeiten des Home Office.
Wie genau funktioniert SmartMailbox?
Sie leiten Ihren Posteingang in unser Scan-Center um. Dort werden Ihre Briefe an zentraler Stelle ausgepackt, gescannt und in Ihr digitales Postfach gestellt. Dadurch, dass jeder Brief als vollwertiges PDF-Dokument gescannt wird, bietet dies einen weiteren Vorteil für eine mögliche, zielführende Bearbeitung. So können Sie zum Beispiel direkt Dokumente zur Bearbeitung weiterleiten.
Nach dem Scannen können Sie:
- Die physische Post nach 30 Tagen vernichten lassen
- Die Briefe bis zu 10 Jahre aufbewahren lassen
- Die Briefe regelmässig zugesandt erhalten
Wollen Sie mehr wissen?
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Sind meine Daten bei Koelliker sicher?
Sicherheit ist unser wichtigstes Gut. Wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Bioggio (Kanton Tessin). Ausserdem sind wir vollständig nach ISAE 3402, ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert.
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Wieviel Zeit braucht es, bis ich meine digitale Post erhalte?
Dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab. Wir können Ihre Briefe täglich scannen und Ihnen anschliessend zur Verfügung stellen. Viele Kunden wählen auch eine zweimalige Verarbeitung pro Woche. Gerne sprechen wir mit Ihnen darüber, welche Vorgehensweise für Sie am besten ist.
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Wieviel Post muss ich haben, um diesen Dienst in Anspruch zu nehmen?
Als kundennahes Unternehmen ist es uns wichtig, dass Ihre Rahmenbedingungen zu unseren Dienstleistungen passen. Daher empfehlen wir SmartMailbox ab 50 Briefen pro Monat.
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Was machen Sie mit der physischen Post?
Auch dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Nach dem Scannen Ihrer Post in unserem Scan-Center bieten wir Ihnen verschiedene Optionen:
- regelmässige Rücksendung an Ihr Geschäftsdomizil
- Langzeitarchivierung in unserem Papierarchiv
- Nach 30 Tagen gesichert Entsorgen
Solange Ihre Dokumente bei uns im Papierarchiv sind, haben Sie jederzeit Zugriff auf die Originale.
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Wo befindet sich ihr Scan-Center?
Wir haben zwei Standorte , Wallisellen bei Zürich und Mezzovico.
Das Haupt Scan-Center befindet sich im Tessin.
Was kostet die SmartMailbox?
Basispackage
Geeignet für kleinere Firmen mit bis zu 30 Briefen im Monat
CHF 50.00 pro Monat
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
OCR
unlimitierte Anzahl Mailboxen incl.
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
1 GB Speicherplatz
Optionen
CHF 1.50 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
CHF 5.00 pro Brief, der im Original nachbestellt wird (excl. Porto)
CHF 5.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
Professional Package
Für mittlere und grössere Firmen mit 50 - 100 Briefen pro Monat
CHF 80.00 pro Monat
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
OCR
unlimitierte Mailboxen
Intelligent Document Processing (IDP) möglich
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
2 GB Speicherplatz
Optionen
CHF 1.20 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
CHF 2.50 pro Brief, der im Original nachbestellt wird. (excl. Porto)
CHF 2.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
Enterprise
Für grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat und individuellen Ansprüchen.
volumenbasierter Preis
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API, Email
OCR
unlimitierte Anzahl Mailboxen
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
10 GB Speicherplatz
Intelligent Document Processing (IDP)
Automatische Dokumenten-Klassifizierung
Möglichkeit zur automatisierten Auslesung und Anreicherung von Metadaten
Postverteilung: Post an Personen und/oder Verteilergruppen verteilen
Zugriffsmanagement auf Ordner- und Dokumenten Ebene
Rollen / Berechtigungen
Gemeinsam entwickeln wir die richtige Lösung für Sie.
Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit - wir erstellen gerne eine individuelle Offerte für Sie.
Digitale Postbearbeitung für Unternehmen
Mit der SmartMailbox von Koelliker wird der Posteingang digitalisiert. Eingehende Briefe werden in ein sicheres Scancenter umgeleitet, gescannt und in einem digitalen Postfach bereitgestellt. Das erleichtert die sofortige Weiterleitung an Mitarbeitende, spart Zeit und reduziert manuelle Bearbeitungsprozesse. Unternehmen profitieren von einer effizienten, standortunabhängigen und sicheren Verwaltung ihrer Geschäftspost.
Mehr Effizienz und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Die Digitalisierung des Posteingangs senkt administrative Kosten und steigert die Produktivität. Automatisierte Postbearbeitung beschleunigt Arbeitsabläufe, verbessert die Zusammenarbeit im Home-Office und reduziert das Risiko von Dokumentenverlust. Dank sicherer Archivierung und schneller Verfügbarkeit optimieren Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig. So wird der digitale Posteingang zur Schlüsseltechnologie für moderne, agile Organisationen.