SmartMailbox – Ihr digitaler Briefkasten
Erhalten Sie Ihre Post einfach elektronisch, anstatt sie manuell zu verteilen.
Mit der SmartMailbox erhalten Sie all Ihre Briefpost im digitalen Briefkasten als ePost. Folglich kann die Post blitzschnell dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Abteilung zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen Sie oder Ihre Mitarbeitenden alle eingehenden Schreiben selbst aufwendig verteilen müssen. Sie gewinnen also Zeit und Effizienz – vor allem in Zeiten des Home Office.
Wie genau funktioniert SmartMailbox?
Sie leiten Ihren Posteingang in unser Scan-Center um. Dort werden Ihre Briefe an zentraler Stelle ausgepackt, gescannt und in Ihr digitales Postfach gestellt. Dadurch, dass jeder Brief als vollwertiges PDF-Dokument gescannt wird, bietet dies einen weiteren Vorteil für eine mögliche, zielführende Bearbeitung. So können Sie zum Beispiel direkt Dokumente zur Bearbeitung weiterleiten.
Nach dem Scannen können Sie:
- Die physische Post nach 30 Tagen vernichten lassen
- Die Briefe bis zu 10 Jahre aufbewahren lassen
- Die Briefe regelmässig zugesandt erhalten
Wollen Sie mehr wissen?
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Sind meine Daten bei Koelliker sicher?
Sicherheit ist unser wichtigstes Gut. Wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Bioggio (Kanton Tessin). Ausserdem sind wir vollständig nach ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert.
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Wieviel Zeit braucht es, bis ich meine digitale Post erhalte?
Dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab. Wir können Ihre Briefe täglich scannen und Ihnen anschliessend zur Verfügung stellen. Viele Kunden wählen auch eine zweimalige Verarbeitung pro Woche. Gerne sprechen wir mit Ihnen darüber, welche Vorgehensweise für Sie am besten ist.
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Wieviel Post muss ich haben, um diesen Dienst in Anspruch zu nehmen?
Als kundennahes Unternehmen ist es uns wichtig, dass Ihre Rahmenbedingungen zu unseren Dienstleistungen passen. Daher empfehlen wir SmartMailbox ab 50 Briefen pro Monat.
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Was machen Sie mit der physischen Post?
Nach dem ScannenAuch dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Nach dem Scannen Ihrer Post in unserem Scan-Center bieten wir Ihnen verschiedene Optionen:
- regelmässige Rücksendung an Ihr Geschäftsdomizil
- Langzeitarchivierung in unserem Papierarchiv
- Nach 30 Tagen gesichert Entsorgen
Solange Ihre Dokumente bei uns im Papierarchiv sind, haben Sie jederzeit Zugriff auf die Originale.
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Wo befindet sich ihr Scan-Center?
Wir haben zwei Standorte , Wallisellen bei Zürich und Mezzovico.
Das Haupt Scan-Center befindet sich im Tessin.
Was kostet die SmartMailbox?
Basispackage
Geeignet für kleinere Firmen mit nur wenigen Briefen im Monat
3 - 10 User
CHF 9.90 pro Monat und User
Selbst Upload
4 individuelle Mailboxen incl.
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
1 GB Speicherplatz
Scanpackages und Ooptionen
CHF 30.00 für 30 Posteingänge pro Monat
CHF 1.50 jeder weitere Brief
Zusatzleistungen
CHF 5.00 pro Original Bestellen
CHF 4.90 pro weitere 10 GB Speicherplatz
Professional Package
Für mittlere und grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat
5 - 25 User
CHF 12.90 pro Monat und User
incl.
selbst Upload
OCR
unlimitierte Mailboxen
Intelligent Document Procession möglich
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
2 GB Speicherplatz
Scanpackages und Optionen
CHF 50.00 für 50 für Posteingänge pro Monat
CHF 90.00 für 100 Posteingänge pro Monat
CHF 1.20 jeder weitere Brief
individueller Preis für Intelligent Document Processing
CHF 2.50 Original Bestellen
CHF 4.90 pro weitere 10 GB Speicherplatz
Enterprise
Für grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat und individuellen Ansprüchen.
volumenbasierter Preis
Selbstupload
OCR
unlimitierte Anzahl Mailboxen
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
10 GB Speicherplatz
API
intelligent document processing (IDP)
Automatische Dokumenten-Klassierung
Postverteilung: Post an Personen und/oder Verteilergruppen verteilen
Zugriffsmanagement auf Dokumenten Ebene
Rollen / Berechtigungen
Gemeinsam entwickeln wir die richtige Lösung für Sie.
Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit - wir erstellen gerne eine individuelle Offerte für Sie.